Standardowe zdarzenia, pęknięcie instalacji, przeciek na dachu, awaria bramy garażowej czy uszkodzona elewacja.

W wielu nieruchomościach potrzeba wykonania takich prac pojawia się dopiero wtedy, gdy problem staje się pilny. W naszym założeniu dobre zarządzanie budynkiem powinno wyglądać zupełnie inaczej.

Zamiast ciągle gasić pożary, warto na tyle dobrze znać budynek, żeby odpowiednio wcześniej przygotować wspólnotę na różne ewentualności.

Właśnie temu służy dobrze opracowany plan remontów.

Czym właściwie jest plan remontów wspólnoty mieszkaniowej?

Plan remontów to nie lista usterek do naprawienia.

To znacznie szersze spojrzenie na nieruchomość, które pozwala określić jakie elementy budynku wymagają prac, które działania są najpilniejsze, jakie można zaplanować na kolejne lata, jak przewidzieć koszty, budżet oraz logistykę prac.

Dobrze przygotowany plan powinien więc łączyć stan techniczny budynku, przewidywane potrzeby, możliwości finansowe wspólnoty oraz priorytety mieszkańców.

I właśnie tutaj pojawia się jedna z najważniejszych różnic pomiędzy administrowaniem nieruchomością a jej świadomym zarządzaniem.

Administrator może zareagować na zgłoszoną awarię. Dobry zarządca powinien zastanawiać się, co zrobić, żeby uniknąć niepotrzebne problemy.

Jak optymalizować koszty we wspólnocie mieszkaniowej?

Wyobraźmy sobie dach, którego stan pogarsza się od kilku lat.

Początkowo problem może być niewielki. Lokalna naprawa lub odpowiednio zaplanowana konserwacja nie musi oznaczać dużych wydatków.

Jeżeli jednak temat jest odkładany do momentu pojawienia się przecieku, sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej.

Nagle trzeba nie tylko naprawić dach, ale również usunąć skutki zalania, sprawdzić izolację, osuszyć elementy budynku czy naprawić uszkodzenia wewnątrz.

Podobnie wygląda sytuacja z instalacjami, elewacją, garażem, systemami odwodnienia, urządzeniami technicznymi czy elementami zagospodarowania terenu.

Brak decyzji również jest decyzją, czasami bardzo kosztowną.

Dlatego jednym z zadań zarządcy powinno być wychwytywanie takich sytuacji odpowiednio wcześnie.

Od czego zacząć tworzenie planu remontów?

Zaskakująco ale, nie od tabeli w Excelu.

Najpierw trzeba dobrze poznać nieruchomość.

Podstawą powinny być m.in. wyniki przeglądów technicznych, historia awarii i napraw, informacje od konserwatorów, dokumentacja techniczna budynku oraz obserwacje administratora i inspektorów pojawiających się regularnie na nieruchomości.

Znaczenie mają również zgłoszenia mieszkańców.

Pojedyncza informacja o przecieku może wydawać się drobnym problemem. Jeżeli jednak podobne zgłoszenia zaczynają pojawiać się w kilku miejscach budynku, mogą być sygnałem znacznie większego problemu.

Dlatego ważne jest nie tylko samo przyjmowanie zgłoszeń, lecz również łączenie informacji i szukanie przyczyn powtarzających się usterek.

Jak przygotować dobry plan remontowy?

Dobry plan remontowy nie oznacza przygotowania listy kilkunastu prac i próby wykonania ich wszystkich w jednym roku.

Kluczowa jest priorytetyzacja.

Najwyżej powinny znaleźć się działania związane z bezpieczeństwem i ryzykiem dalszego uszkodzenia nieruchomości.

Kolejne mogą dotyczyć prac, których wykonanie w odpowiednim momencie ograniczy przyszłe koszty.

Dopiero później można planować działania poprawiające estetykę czy komfort części wspólnych.

Przykładowo można tak ustalić kierunki prac: 1. Naprawa najbardziej pilnych elementów dachu i instalacji. 2. Remont garażu lub modernizacja konkretnych urządzeń. 3. Prace przy elewacji. 4. Modernizacja części wspólnych. 5. Kolejne większe zadanie wynikające z przewidywanej eksploatacji budynku.

Oczywiście nie chodzi o sztywne trzymanie się założeń przez kilka lat. Stan budynku może się zmieniać.

Najważniejsze jest to, aby wspólnota miała kierunek i była przygotowana finansowo na kolejne działania.

Plan remontów a fundusz remontowy

To bardzo ważne elewenty. Sam plan bez odpowiedniego finansowania niewiele zmieni.

Jeżeli wiadomo, że za trzy lata nieruchomość może wymagać większego remontu, warto odpowiednio wcześniej przeanalizować, czy obecne wpływy na fundusz remontowy pozwolą na jego realizację.

Dzięki temu wspólnota nie dowiaduje się nagle:

„Potrzebujemy kilkuset tysięcy złotych i musimy znaleźć je teraz.”

Zamiast tego może przygotowywać środki stopniowo. To również ułatwia rozmowę z mieszkańcami.

Podwyższenie zaliczki na fundusz remontowy zawsze jest łatwiejsze do zrozumienia, jeżeli właściciel wie na co, kiedy i dlaczego będą potrzebne pieniądze.

Czy najtańsza oferta remontowa jest najlepsza?

Niekoniecznie.

Przy większych pracach wspólnota często otrzymuje kilka ofert różniących się ceną nawet o kilkadziesiąt procent.

I właśnie wtedy ważna staje się rola zarządcy.

Samo zestawienie kosztorysów firm nie daje jeszcze pełnej informacji.

Trzeba sprawdzić zakres prac, zastosowane materiały, technologię wykonania, gwarancję, doświadczenie wykonawcy i elementy, które zostały albo nie zostały uwzględnione w wycenie.

Czasami najtańsza oferta jest rzeczywiście najlepsza.

A czasami jest tańsza dlatego, że obejmuje po prostu mniej.

Dobry zarządca powinien myśleć kilka kroków do przodu

Zarządzanie techniczne nieruchomością nie powinno polegać tylko na odbieraniu telefonu wtedy, gdy coś przestanie działać.

Dobry zarządca obserwuje budynek, analizuje jego historię i wspólnie z zarządem wspólnoty ustala, które działania będą potrzebne w kolejnych latach.

To pozwala przejść z modelu:

awaria → telefon → szybka oferta → naprawa

do modelu:

kontrola → diagnoza → plan → budżet → realizacja.

Różnica może wydawać się niewielka.

W praktyce oznacza zupełnie inny sposób zarządzania nieruchomością.

A jak wygląda to w Krakowie?

Krakowski rynek nieruchomości jest pod tym względem szczególnie ciekawy.

Obok nowych osiedli wyposażonych w rozbudowane instalacje, hale garażowe, systemy kontroli dostępu czy rozwiązania smart building funkcjonują również budynki znacznie starsze, których potrzeby techniczne wyglądają zupełnie inaczej.

Nie istnieje więc jeden uniwersalny plan remontowy odpowiedni dla każdej wspólnoty.

W jednej nieruchomości priorytetem będzie zarządzanie gwarancjami i usterkami po okresie deweloperskim, w innej modernizacja instalacji, dach, elewacja czy kolejne etapy wieloletniego remontu.

Dlatego zarządzanie nieruchomościami w Krakowie wymaga przede wszystkim poznania konkretnego budynku, jego historii i rzeczywistych potrzeb.

Plan remontowy nie jest stały

Plan przygotowany raz i schowany na kilka lat do folderu szybko straci swoją wartość.

Powinien być regularnie aktualizowany. Po wykonaniu większego remontu zmieniają się priorytety. Kolejne przeglądy mogą ujawnić nowe potrzeby. Może zmienić się również koszt planowanych prac albo sytuacja finansowa wspólnoty.

Dlatego warto przynajmniej raz w roku wrócić do planu i odpowiedzieć sobie na trzy proste pytania:

Co już zrobiliśmy?

Jakie zmiany zaszły?

Jakie kolejne kroki podjąć?

Takie podejście daje zarządowi wspólnoty znacznie większą kontrolę nad nieruchomością.

Zarządzanie nieruchomością a usuwanie awarii

Powiedzmy to na głos, awarii nie da się całkowicie wyeliminować.

Można jednak ograniczyć liczbę sytuacji, w których wspólnota jest nimi zaskakiwana.

Regularna kontrola stanu technicznego, analiza potrzeb budynku, planowanie wydatków oraz odpowiednie zarządzanie funduszem remontowym pozwalają zamienić działania reaktywne w świadome zarządzanie nieruchomością.

I właśnie na tym powinno zależeć zarówno zarządowi wspólnoty, jak i firmie, której powierzono opiekę nad budynkiem.

Ecodomum Zarządzanie nieruchomościami w Krakowie

W Ecodomum patrzymy na nieruchomości przyszłościowo, z wizją wzrostu.

Wspieramy zarządy wspólnot w planowaniu prac, analizie potrzeb technicznych nieruchomości, zbieraniu ofert, współpracy z wykonawcami i przygotowywaniu budżetu na kolejne działania.

Jeżeli szukacie zarządcy nieruchomości w Krakowie, który nie tylko reaguje na problemy, ale pomaga im zapobiegać, Porozmawiajmy!

[Skontaktuj się z Ecodomum Kraków →https://ecodomum.pl/kontakt-zarzadzanie-nieruchomosciami-warszawa-ecodomum/]

FAQ: Plan remontów wspólnoty mieszkaniowej

Kto przygotowuje plan remontów wspólnoty mieszkaniowej?

W praktyce powinien on powstawać we współpracy zarządu wspólnoty, zarządcy lub administratora oraz, tam, gdzie jest to potrzebne, specjalistów technicznych. Najważniejsze, aby opierał się na rzeczywistym stanie nieruchomości, a nie wyłącznie na bieżących zgłoszeniach.

Na ile lat warto przygotować plan remontowy?

Dobrze patrzeć na nieruchomość w perspektywie kilkuletniej. Szczegółowy zakres może być ustalany na najbliższy rok, a większe inwestycje przewidywane w perspektywie kolejnych lat.

Czy fundusz remontowy i plan remontów to to samo?

Nie. Fundusz remontowy odpowiada za gromadzenie środków przeznaczonych na określone potrzeby nieruchomości, natomiast plan remontów określa, jakich prac budynek może potrzebować, w jakiej kolejności i w jakiej perspektywie czasowej.

Co powinno znaleźć się w planie remontów?

Przede wszystkim zakres planowanych prac, ich priorytet, orientacyjny termin realizacji i przewidywany koszt. Warto również wskazać podstawę decyzji, np. wyniki przeglądu, ekspertyzę techniczną albo obserwowany stan danego elementu budynku.

Czy plan remontów trzeba aktualizować?

Tak. Stan techniczny budynku, ceny usług i materiałów oraz możliwości finansowe wspólnoty zmieniają się, dlatego plan powinien być regularnie weryfikowany.